Tugasan microsoft access

 

1. Definisi Pengkalan Data

1.1. Definisi 1

 Pangkalan data merupakan satu sistem simpanan data yang tersusun, biasanya dalam  bentuk elektronik. Sistem Pemprosesan Fail Tradisional Sistem yang dilaksanakan secara manual atau tradisi. Data dan maklumat disimpan di dalam fail-fail kertas yang kemudiannya disimpan di dalam kabinet-kabinet khas. Fail yang disimpan adalah mengikut turutan abjad dan nombor rujukan supaya pencarian fail dapat dilakukan dengan sempurna.


(Rujukan:http://rezzennross.comze.com/Assignment/PDF%20@%20ICT/apa%20itu%20pangkalan%20data.pdf)

1.2. Definisi 2

  Pangkalan data merupakan himpunan data-data berkaitan yang dikongsi bersama oleh pelbagai kategori pengguna bagi memenuhi kehendak dan keperluan maklumat sesebuah organisasi.


  Pangkalan data merupakan himpunan data-data berkaitan yang dikongsi bersama oleh pelbagai kategori pengguna bagi memenuhi kehendak dan keperluan maklumat sesebuah organisasi.

Rujukan :

http://www.slideshare.net/shakinahumar91/pengenalan-kepada-pangkalan-data-bab1

2. Fungsi/kelebihan : Pangkalan Data

 2.1     Fungsi-fungsi sistem pangkalan data      

 1.   Penyimpanan, Capaian Dan Kemaskini

       Sistem Pengurusan Pangkalan Data (DBMS) menyediakan perkhidmatan seperti

       penyimpanan, capaian dan pengemaskinian data dalam pangkalan data

  2.   Menyediakan Katalog Percuma

       Sistem Pengurusan Pangkalan Data (DBMS) menyediakan suatu katalog yang

        mengandungi maklumat tentang data dan katalog yang boleh dicapai oleh pengguna.

  3.   Menyokong Transaksi

       Transaksi adalah suatu unit kerja yang mengandungi beberapa arahan pengemaskinian

        terhadap data.

  4.   Kawalan Keserentakan

       Sistem Pengurusan Pangkalan Data (DBMS) memastikan pangkalan data dikemaskini

        dengan tepat jika ramai pengguna mengemaskinikan pangkalan data secara serentak.

  5.    Pemulihan Daripada Kegagalan Sistem

        Sistem Pengurusan Pangkalan Data (DBMS) menyediakan kemudahan untuk

         memulihkan pangkalan data apabila berlaku kerosakan.

  6.    Hak Kuasa

        Kemudahan ini untuk memastikan orang yang berhak sahaja dibenarkan untuk

         mencapai data.

   7.    Perkhidmatan Integriti

          Perubahan data mesti mengikut kekangan atau syarat yang telah ditentukan.

          Kemudahan ini adalah untuk menjaga ketetapan data.

    8.    Perkhidmatan Utiliti

          Kemudahan yang disediakan untuk menyelenggara pangkalan data melalui

          penyuntingan data, penghapusan rekod, membina fail-fail baru dan sebagainya.

(Rujukan :http://office.microsoft.com/en-001/access-help/get-answers-from-your-data-RZ010291917.aspx?section=2)

  2.2  Kelebihan pengkalan data

1. Maklumat yang disimpan akan lebih tersusun dan teratur dan ini akan memudahkan untuk mencapai, menambah, membuang dan mengemaskini sebarang maklumat yang ada. Sistem ini lebih selamat diguna pakai baik dari segi keselamatannya juga.
2.  Pangkalan Data dapat memudahkan pencarian maklumat, proses yang dilalui lebih cepat berbanding kaedah tradisional yang digunapakai pada masa dahulu. 
3. Maklumat-maklumat penting dapat disimpan dengan lebih selamat jika berlaku perkara-perkara yang tidak diingini. Sebagai contoh, kebakaran, kecurian maklumat, fail penyimpanan rosak dan sebagainya. 
4. Penggunaan Pangkalan Data juga dapat menjimatkan ruang pejabat iaitu tidak perlu menyediakan ruang penyimpanan fail-fail maklumat. Dengan ruang pejabat yang lebih besar, pekerja akan merasa selesa ketika bekerja, ini secara tidak langsung dapat meningkatkan produktiviti syarikat.  
5. Penjimatan dari segi kos kertas dan penyediaan ruang penyimpanan yang berhawa dingin dan setiap maklumat yang terkini dapat dicapai dengan mudah kerana kegagalan penyampaian maklumat terkini akan memberi masalah yang besar.  
6. Mengawal ulangan-elakkan pembaziran ruang storan, tenaga dan kos serta mengurangkan percanggahan data yang sama. Berkongsi data dan membenarkan ramai pengguna mencapai maklumat yang dikehendaki dalam satu masa yang sama serta mengawal penggunaan pangkalan data kepada pengguna yang hanya diberi kebenaran. 

(Rujukan :http://rezzennross.comze.com/Assignment/PDF%20@%20ICT/apa%20itu%20pangkalan%20data.pdf)

   2.3  Contoh-contoh pangkalan data

         2.3.1      Maybank ( Deposit wang di mesin ATM)

 

        

• Memudahkan para pengguna untuk memasukkan wang ke dalam akaun bank pihak lain dengan mudah pada bila-bila masa. Ia juga dapat mendeposit wang tunai tanpa perlu mempunyai akaun atau kad atm di bank tersebut.

        2.3.2    Sistem pinjaman buku perpustakaan

                         

- Sistem pinjaman buku secara online ini memudahkan para pengguna membuat pinjaman   
   buku secara cepat. Cara ini juga dapat menjimatkan masa para pengguna kerana tidak perlu
   ke perpustakaan untuk meminjam buku sebaliknya hanya secara  online.



      
           2.3.3  Sistem permohonan kemasukan IPTA     

                        

                          - Sistem permohonan kemasukan ke IPTA secara online amat memberi

                              kemudahan kepada pelajar dan ibu bapa bagi memohon. Sistem ini

                             membolehkan pelajar dan ibu bapa mengisi borang dengan cepat dan kemas.

                              Mereka tidak perlu lagi beratur untuk mendapatkan borang permohonan

                              kemasukan ke IPTA.

3.  Fungsi-fungsi

        3.3.1  Table

•           Tempat untuk menyimpan data.

•            Dapat manipulasi data yang ada di dalam tabel.

•            Untuk lakukan operasi-operasi dasar database.

•            Untuk urutkan datanya (men-sort).

•            Untuk memperbaiki data yang telah terkumpul.

          3.3.2  Form

         -  Untuk membuat Control proses memasukkan,  memeriksa dan memperbaharui data.     
     

       3.3.3   Query

•    Untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai kriteria dan urutan yang di       kehendaki.

• Untuk menampilkan data dari dua tabel atau lebih dengan syarat antara tabel itu ada field yang berhubungan.

•  Sebagai sumber data untuk Report dan Form.

         3.3.4   Report

• Untuk mencetak data dalam bentuk laporan.

•  Menjadi lebih leluasa dalam membuat laporan.

•  Data yang digunakan untuk membuat laporan.

• Dapat berasal dari tabel maupun query.
  

Rujukan:

http://modulkkpismk.blogspot.com/2012/03/mengenal-tabel-form-query-report-pada.html

 

     4. Tutorial

              4.1   Table

               -Klik ikon Blank DataBase

               - Kemudian beri nama DataBase yang dibuat

               - setelah itu tekan Create

               - Klik Design View

               - Kemudian masukan nama field dan taip datanya
               - Kemudian isikan data 

(Rujukan :http://office.microsoft.com/en-001/training/create-your-tables-RZ010288610.aspx?section=2)

           4.2   Form

                  Untuk membuat suatu Form,  berdasarkan pada tabel yang ada dengan memilih Form

                  pada bagian Create. Pastikan dalam keadaan Datasheet View caranya dengan

                  Double-Click pada nama Table.Secara automatik dapat suatu Form berdasarkan pada

                  Table yang telah dibuat sebelumnya.


(Rujukan: http://office.microsoft.com/en-001/training/basic-forms-RZ010291967.aspx?section=2)
      
         4.3  Query
                               

        

                Langkah-langkah membuat Quary:-

              - Buka File DataBase yang dimiliki 

              - kemudian pilih Toolbar Create
              - kemudian klik Query Wizard

              - Kemudian akan muncul kotak New Query, 

              - pilih Simple Query Wizard

              - klik Ok.

      
             ( Rujukan  :http://www.scribd.com/doc/27745962/Microsoft-Access-200)

        4.4   Report

                    
       

Langkah-langkah membuat report:-

            - Klip menu/tab "create ' kemudian pada groups 'report" klik tombol icon 'report wizard'.

            - seterunya paparan kotak dialog "report wizard" akan muncul

            - lakukan pemilihan data berdasarkan fail yang dikehendaki

            - Kalau rasa tidak perlu terus tekan tombol "next>"

            - Pilih "layout report" yang diinginkan

            - Seterusnya klik "next>"

            - Pilih "style report" yang diinginkan

            - Klik tombol "next>"

            - Kemudian klik finish

           ( Rujukan  :http://www.scribd.com/doc/27745962/Microsoft-Access-200 )


5. Kesimpulan
   
 Ms Access adalah satu sistem yang dapat memberi kemudahan kepada para

 pengguna. Biasanya pengurusan yang meliputi semua bidang yang berkaitan dengan

 pendidikan, perniagaan dan sebagainya.Semua data-data yang tersimpan di dalam ms

  access adalah kemas dan teratur.

       

.